Lebih Dekat Dengan Kantor POS, Melalui Management Trainee Program

Pada tanggal 01 Juni 2013 Management Trainee Intake S1 melakukan Observasi Terstruktur (OT) di Kantor Pos Bandung. Kantor Pos Bandung terletak di Jl. Asia Afrika No. 49 Bandung. Didirikan tahun 1863, dan membawahi 57 KPC. Terdiri dari 30 kecamatan dan 151 kelurahan, memiliki 378 pegawai diantaranya 117 tenaga kerja outsourcing. OT minggu ini dilaksanakan agar siswa mengamati dan lebih memahami tentang Pos Internasional dan Bisnis Ritel.

A.      POS INTERNASIONAL

Pada Kantor Pos Bandung hanya terdapat proses Collecting.  Jenis produk yang ditawarkan antara lain : EMS, Surat Pos dan Paket.

 

Keterangan gambar bagan alur :

        1.       Pada saat customer datang membawa barang maka ditanyakan apa isi barang tersebut.

        2.       Jika barang tersebut terlarang ataupun termsuk barang dibatasi, sebelum dikirim perlu disertakan dokumen tambahan, misalnya surat izin.

        3.       Customer mengisi form EMS-5 sedangkan petugas loket menimbang barang tersebut.

        4.       Seluruh data, alamat pengirim dan penerima, ukuran kiriman, nomor handphone pengirim, keterangan isi barang, nilai     jaminan ganti rugi, dimasukkan dalam aplikasi I-POS (entri data pada aplikasi I-POS)

        5.       Setelah entry data maka aplikasi akan otomatis memberikan tarif kiriman.

        6.       Customer membayar dan mengambil resi kiriman.

       7.       Resi kemudian dikumpulkan untuk diserahkan kepada petugas manifest.

       8.       Dari petugas manifest kemudian diserhakan ke puri untuk disortir kasar.

       9.       Setelah penyrotiran lagsung diangkut ke MPC Bandung untuk melalui proses P-T-D.

      10.    Saat penutupan loket, petugas loket membuat neraca loket kemudian diserahkan ke manager pelayanan, untuk dilakukan pemerikasaan segitiga.

Adapun barang-barang yang tidak diperbolehkan dikirim melalui udara dapat digambarkan sebagai berikut :

B.      Bisnis Ritel

1. Jenis-jenis produk yang tersedia di loket kantor pos khusus produk bisnis ritel yaitu :

a)    Macam-macam produk filatelli, untuk filatelli bisa diperoleh di outlet filatelli Kantor POS Bandung  :

1. SHP (Sampul Hari Pertama)

2. Kartu POS

3. Perangko

4. Souvenir Sheet

5. Mini Sheet

6. Kemasan Hobi

7. Sampul Peringatan

8. Perangko Prisma

9. Maximum Card

b)    Macam-macam perangko, untuk perangko bisa diperoleh di outlet perangko Kantor POS Bandung :

1. Defenitif, perangko yang dijual yang dicetak bisa berulang kali

2. Non Defenitif, perangko yang hanya sekali bisa dicetak

c) Macam-macam materai, untuk materai bisa diperoleh di loket 8 Kantor POS Bandung :

      1. Materai 3000

      2. Materai 6000

2.   a). Alur proses penerimaan

             Dalam proses ini penerimaan dilakukan oleh Manajer Keuangan yang berfungsi sebagai penanggung jawab serta pengelola Benda POS dan Materai (BPM). Untuk Benda POS dan Materai yang diterima dari kantor POS Pusat maupun kantor Pos lainnya akan dibukukan atau dicatat dalam G-15 (buku rekapan dari persediaan dan penjualan ritel), sedangkan penerimaan di bagian loket dianggap sebagai panjar kerja loket.

      b). Pertanggungan

             Pertanggungan Benda POS dan Materai (BPM) akan dicatat dan dibuatkan neraca loket, yang akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk dientry data penjualan pada hari itu dengan menunjukkan neraca loket dan G-15 untuk dibandingkan setelah itu diinput di SIM Ritel untuk hasil penjualan perhari. Untuk laporan bulanan akan divalidasi oleh pihak akuntansi dengan cara mencocokan antara data yang ada pada sistem dengan data fisik.

             c). Penjualan

             Setiap hasil penjualan dicocokkan dengan G-15 untuk diinputkan ke SIM Ritel, dengan cara mencari nama barang/kode barang lalu dikurangi jumlah barang yang ada lalu proses. Kegiatan penjualan diloket dilakukan oleh loket khusus BPM yang dimulai dari pukul 07.00 – 19.00 WIB.

Di kantor pusat Bandung sendiri ada 21 loket, dengan pengaturan loket sebagai berikut :

1.    Loket 1                      : diperuntukkan untuk nasabah Bank Mandiri Syariah, seperti yang

diketahui  Bank   Mandiri dan PT POS INDONESIA memiliki hubungan kerja sama

2.    Loket 2 - 5                                : diperuntukan untuk melayani pelanggan khusus pensiunan

3.    Loket 6 – 9               : diperuntukan untuk pembayaran pajak

4.    Loket 10 – 13           : diperuntukan untuk penyaluran dana

5.    Loket 14 – 21           : loket terpadu, yang melayani jasa kurir dari PT POS INDONESIA dan Non SOPP

Dengan demikian, layanan di loket terdiri dari layanan Bank Mandiri Syariah, pembayaran pensiunan, pembayaran pajak, penyaluran dana, dan layanan lini produk jasa kurir sesuai KD 38/0412 misalnya POS EXPRESS, SKH, EMS dan lainnya.

Kantor Pos Bandung juga mengelola bisnis ritel dan yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proses penerimaan, panjar titipan, penjualan adalah bagian keuangan sendiri. Proses penerimaan benda-benda ritel sendiri dapat berasal dari kantor pos pusat dan kantor pos cabang. Sedangkan panjar titipan merupakan perpanjangan tangan dari bendaharawan, yang diserahkan sepenuhnya kepada setiap loket untuk dijual ke para customer. Besar panjar yang diberikan kepada masing-masing loket, tergantung besarnya kebutuhan dan hasil-hasil penjualan sebelumnya.

Seluruh aktifitas penjualan dicatat dalam G15 dan secara komputerisasi dimasukan dalam aplikasi SIMRITEL. Hasil penjualan ini dilaporkan perhari dan dilakukan rekapitulasi secara bulanan dengan mencocokan G15, SIMRITEL, dan kondidi fisik produk ritel sendiri yang masih tersisa. Hasil penjualan akan dimiliki sepenuhnya bagi kantor pos khusus untuk produk berjenis perangko. Sedangkan untuk bisnis materai dan konsinyasi, kas yang masuk ke kantor pos adalah berupa komisi dari Dirjen Pajak dan Pihak ketiga yang bertalian dengan kantor pos sendiri.

SIMRITEL sendiri merupakan aplikasi yang telah terintegrasi di seluruh kantor pos, sehingga memudahkan dalam proses penerimaan dan permintaan barang. Misalnya, jika salah satu kantor pos kekurangan perangko, maka pemenuhan itu bisa dilakukan dengan melengkapi form pada menu permintaan di aplikasi SIMRITEL. Dalam menu permintaan tersebut, kantor pos yang mengajukan permintaan wajib mencantumkan apa dan berapa banyak item yang dibutuhkan kepada kantor pos tujuan. Setelah itu, sistem secara otomatis akan mengirim ke kantor pos yang dituju untuk meminta persetujuan.

 Sampul Peringatan

Kartu POS

Filateli